企业项目文档管理实操方案

       受疫情影响，全国各地迟迟不能正常复工，近日，疫情得到良好的控制。据报道，除湖北外，95%以上的企业已经正常复工。企业办公文档作为项目各个阶段成功实施的关键证明以及成果材料，企事业单位对文档的管理也是越来越重视，尤其是受疫情影响，不少企业采用远程办公模式，不仅未造成损失，甚至很多企业因此获取新的契机。然而，企业项目开展和管理过程中涉及文档量非常大，通常一个项目都会确定专门或兼职的项目文档管理员。项目文档是保证项目质量的关键工作，文档管理的重要性这里就不多说了。就面对浩如烟海的项目文档，该如何有效管理这个问题，小编将会博通综合文档管理系统实操管理方案分享给大家：
 
       会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来，就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年，会博通一直潜心研发综合知识管理系统，打造组织知识生态链，已经成为经国家认证双软企业，国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。
 
       项目文档分类管理：
 
       会博通综合档案管理系统，从项目内容、项目进度、子项目、等多个角度入手给出解决方案，1、 根据内容或者进度来分类：根据内容或者进度不同将项目文档分成若干子项目，每个子项目设置一个存放文档的文件夹，用以归档该子项目所属的文档文件。2、 根据子项目分别建档保存：将项目中产生的文档必须按照项目下的子项目分别建文档进行保存，项目下面的文档只能用来存放项目级的文档，如工作进度报告，联系人清单，已经成型或暂时有效的方案、规范等非临时性的文件；3、 根据不同的子项目进行归档：将具体工作中的文档按照所属不同的子项目文件夹进行归档存放。
 
       接收文档命名规范：
 
       会博通综合档案管理系统中每一个子项目文件夹中应当设置“接收文档”文件夹，保存从外部获得的文档。所有从外部获取的文件，必须按照固定的格式重新编著文件名，文件名要标明：标注编号、原文档名称、接收时间、发送人、版本号、状态号(非必须)。例如：001.[数据汇总表]_20180612_会博通_V1.5_最新版本。其中，同一种文档不同版本的序号标注一样，这样可以方便在一个文件夹中查看同一系列的文件，当文件夹中文档非常多，且接收的相同文档可能名称不一致，通过此类方法，设置列表显示、按名称排序，将会很方便的显示同系列文档。
 
       发出文档命名规范：
 
       会博通综合档案管理系统中每个子项目文件夹中应当设置“发出文档”文件夹，用来保存工作中涉及到的对外发送的文档，以达到对自己所发文档清晰明了易于查找的作用，发出文档的编码方式为：序号、原文档名称、发出时间、发送对象、版本。发出文档的命名要明确，原文档名称可采用工作区文档名称或者所收到文档的名称，同一文档不同版本要序号一致，根据版本号却别；以方便在以后的工作中分类查看。
 
       文档管理工作区
       会博通综合档案管理系统的每个子项目文件夹中设置一个工作区，工作区中的文档应当按照易用性、正确性、全面性的原则进行安排设置。（注意：该工作区不需要再创建新的文件夹，直接使用子项目文件夹这一层级），工作区用于存放工作中自己创建的文档，或者是对接收到的文档进行修改后直接使用时进行存放，此类接收到的文档需要进行相应的调整，以满足自己工作要求，同时如有新的版本不同的文档收到，可视情况对工作区中对应的文档进行更新，或者在工作区中创建新的文档进行保存。
 
       文档管理归档
 
       会博通综合档案管理系统在项目管理的全过程中，特别是在项目结束之后，对各种项目文档进行定期或不定期的总结，从中深入挖掘项目的进展信息和成败经验，以形成项目管理资产库，最后还应在子项目中设置“归档区”文件夹，此文件夹用来保存子项目工作中已不再使用的文档，全部都来自于工作区，如旧版本的汇总、中间文档等。